WEB電話帳とは？基本機能や利用メリット・便利機能・活用シーンを紹介

本記事では、 WEB電話帳の導入検討をされている方に向けて、WEB電話帳とは何か、またその基本機能や利用メリット・便利機能・活用シーンを紹介します。

WEB電話帳基本機能
　　クラウドで情報管理
　　着信表示
　　コミュニケーションポータル
 WEB電話帳利用メリット
　　コミュニケーション効率向上
　　情報漏洩リスクへの対応
　　情報の分離
 WEB電話帳便利機能
　　名刺管理機能
　　チャット機能
 WEB電話帳活用シーン
　　テレワークでの活用
　　営業活動での活用
 まとめ

WEB電話帳基本機能

まずは WEB電話帳の基本機能について紹介します。

クラウドで情報管理

WEB電話帳は、クラウド電話帳とも呼ばれ、電話帳に登録する、社員・取引先・家族・友人等の連絡先情報（名前・電話番号・メールアドレス・住所・その他属性情報）をクラウドで保存し管理するという機能をもっています。クラウドで情報を保存することで、 WEB電話帳のユーザが、共通の情報を参照し情報共有をすることができます。共通的に参照できる電話帳情報を共有電話帳と呼ぶこともあります。

着信表示

WEB電話帳は前述のとおり、クラウドで連絡先情報を管理しています。電話着信時には、発信者の電話番号を元にクラウドで管理している連絡先情報から、発信者情報を探し当てて「着信表示」することができます。つまり、スマートフォンの電話帳には相手の連絡先情報を登録していなくても、「着信表示」ができるということになります。これは、スマートフォンの電話帳への情報登録を不要にできるとも言えます。
また、WEB電話帳は法人サービスとして展開しているものが多いため、着信表示する情報として、発信者の会社名や部署名を表示できるものもあります。

コミュニケーションポータル

WEB電話帳は、電話帳の連絡先情報を元に構成されているため、その登録情報から、電話・メール・チャットといった、複数のコミュニケーションポータルとして機能することができます。これにより、情報や業務の重要度や緊急度に応じたコミュニケーションの選択が可能となります。また、コミュニケーションの起点を、WEB電話帳に集約することで、ビジネス効率を高めることができます。

WEB電話帳利用メリット

基本機能を抑えたところで、WEB電話帳を利用することでどういったメリットが得られるかを見ていきましょう。

コミュニケーション効率向上

WEB電話帳は、先述のようにクラウドで情報を管理しています。そのため、社員や取引先の連絡先情報に更新があった際には、すぐに更新情報を共有することができます。これにより、最新の情報でのコミュニケーションが実施でき、コミュニケーション効率の向上に繋がります。

情報漏洩リスクへの対応

クラウドで情報管理していることの、もう1つの利用メリットとして、スマートフォンを紛失した際の対応があります。紛失時にクラウドへのアクセスを停止することで、情報へのアクセスも停止でき、連絡先情報が漏洩するといったリスクに対応することができます。また、クラウドで情報管理しているため、紙で連絡先情報を管理することも不要になるため、紙を紛失することで、連絡先情報が漏洩するというリスクに対応することができます。

情報の分離

クラウドで情報を管理するもう1つのメリットとして、スマートフォンの電話帳で個人レベルの情報を管理していたとしても、WEB電話帳の情報とは明確に分離できることがあげられます。
また、 WEB電話帳によっては、クラウド上のデータに関しても、共有するための情報と個人管理する情報を分離することができます。

WEB電話帳便利機能

WEB電話帳によっては、ビジネスをより推進するための便利機能を備えているものがあります。

名刺管理機能

スマホのカメラ等で名刺情報を読み取り、OCR（Optical Character Recognition:光学文字認識）によって、文字を認識してテキストデータに変換し、連絡先情報を電話帳へ自動登録する機能を備えた、 WEB電話帳もあります。
名刺のような紙情報を手入力するのは時間がかかるので、連絡先情報を自動登録してくれるのは便利ですよね。
また、紙の名刺を持ち歩いたり、管理することが不要になるので、セキュリティ対策や業務効率化にも繋がります。

チャット機能

コミュニケーションの多様化が進んだ現在、コミュニケーションツールは情報の重要度や緊急度によって適切なものを選択したいですね。 WEB電話帳は、電話番号やメールアドレスを連絡先に選択しておけば、電話やメールをコミュニケーションとして選択することができます。また WEB電話帳によっては、チャット機能を備えており、チャットをコミュニケーションの選択肢にすることも可能です。これによって、重要度や緊急度を考慮して、電話、メール、チャットといったコミュニケーションを柔軟に選択することができます。

WEB電話帳活用シーン

WEB電話帳を有効利用できる、テレワークでの活用と営業活動での活用を紹介します。

テレワークでの活用

新型コロナウィルス感染症によって、テレワークを導入した企業が多いのではないでしょうか。しかし、テレワーク下において、社員同士のコミュニケーションを課題と考えた企業も多くあると耳にします。 WEB電話帳は先に示したように、コミュニケーション効率を向上することができます。そのため、テレワークにおける、コミュニケーション課題の解決に活用することができます。
また、テレワークにおいても、WEB電話帳によって情報漏洩リスクへ対応することができます。

営業活動での活用

社外や社内の人と多く接する、営業活動においても、コミュニケーション課題は存在します。取引先の情報管理が属人的になってしまっている、スマホの電話帳で取引先情報が個人レベルの情報と混在して管理されてしまっている。そんな営業活動の課題も、WEB電話帳のメリットである、コミュニケーション効率の向上や情報の分離によって解決することができます。
また、営業活動でも、WEB電話帳によって情報漏洩リスクへ対応することができます。

まとめ

WEB電話帳を利用することにより、コミュニケーション効率向上や、情報漏洩リスクへの対応といった効果を期待できます。そのため、テレワークや営業活動をはじめとした、様々な業務で活用することができます。あなたも、ビジネスの加速のために、WEB電話帳を導入してみてはいかがでしょうか。

▼　おススメ WEB電話帳　▼
▼　つたえルー子　機能詳細▼

機能詳細を見る

WEB電話帳 基本機能