本記事では、 テレワーク を実施する際の課題と、課題を解決するための方法を解説します。具体的には、テレワークを成功に導くためにつたえルー子を導入するメリットを詳細解説します。
新型コロナウィルス感染症で導入する企業が増えた テレワーク は、人との接触機会を削減できることはもちろん、通勤時間が削減できることで自分や家族の時間が取りやすくなることや、好きな場所で作業をすることができるといったメリットがあります。こうした観点や働き方の多様性といった観点から、テレワークを実施する環境を整備することが、企業活動において今後益々重要となってくることが考えられます。
目次
新型コロナウィルス感染症と テレワーク
テレワーク 3つの悩み
業務の担当者や連絡先が分からない
連絡を取りたいけれども最新か分からない
パソコンだけで連絡が取れるか心配
テレワーク 3つの対策
業務情報の管理と共有
情報の最新化
モバイルアプリによる連絡
安心のセキュリティ機能
スマホ端末に情報の保存が不要
位置情報取得を必要な時に実施
テレワーク での つたえルー子導入のメリット
新型コロナウィルス感染症と テレワーク
新型コロナウィルス感染症が企業活動へ与えた影響の１つが、テレワークの導入・普及です。総務書の令和3年版情報通信白書では、テレワークの実施状況に関しては、次のように調査されています。
パーソル総合研究所が正社員約2万人を対象に実施した調査では、2020年3月のテレワーク実施率は13.2%であったが、緊急事態宣発令後の2020年4月には27.9%まで上昇した。その後も、2020年5月調査では25.7%、2020年11月調査では24.7%と、多少実施率は低下しているものの、2020年3月よりも大幅に増加しており、テレワークは一定程度定着傾向にあることが伺える。
また令和3年版情報通信白書で、テレワークの継続意向について、以下のように調査されています。
テレワーク実施者に対して、今後もテレワークを継続したいか、尋ねた。今後もテレワークを継続したい（「継続したい」及び「どちらかといえば継続したい」）については、全体（66.4%）、企業別（大企業：68.4%、中小企業：63.5%）でみても、いずれも過半数を占める結果となっている。
ただし、令和3年版情報通信白書で、テレワーク実施者及びテレワークを実施していない人に対して、テレワーク実施にあたっての課題や障壁について尋ねたところ、17.8%の方が社員同士のコミュニケーション、と答えました。その他、テレワークに適した仕事ではないため（36.3%）、勤務先にテレワークできる制度がないため（27.9%）、会社に行かないと利用できない資料（22.8%）、会社でしかできない手続き（19.4%）といった点も、課題や障壁として挙げられています。
出典：令和3年版情報通信白書
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/pdf/index.html
第1部 特集 デジタルで支える暮らしと経済
第2章 コロナ化で加速するデジタル化
第3節 コロナ化における企業活動の変化 ４働き方（テレワーク）
テレワーク 3つの悩み
先に示したように、テレワーク実施にあたって課題や障壁は、17.8%の方が社員同士のコミュニケーションにあると考えています。コミュニケーションが課題や障壁となるのはどういったことに起因してくるでしょうか。つたえルー子ユーザにヒアリングしたところ、次の3つに起因している部分が大きいことが分かってきました。
業務の担当者や連絡先が分からない
そもそも業務を行う上で、適切な担当者や連絡先が分からないということがあります。コミュニケーションを取る以前に、業務を進める上で、「どこに依頼すればいいのか？」「どこに確認すればいいのか？」といった「どこ＝連絡先」の悩みが潜在的にありました。テレワークでは周りに聞く人がいないため、この問題が顕在化され結果として適切な連絡先が分からず業務に支障が発生する状況が考えられますね。
連絡を取りたいけれども最新か分からない
連絡先が分かっても、管理状態によっては記載のある情報が最新化されているかが分からないという悩みもあります。サーバ等で一元管理して管理者が常に更新するルールにすることも考えられますが、連絡先がスマートフォンの電話帳を使っている場合は、それが本当に最新のものか、連絡してみるまで分からないということも起こります。
パソコンだけで連絡が取れるか心配
テレワークをしていると、パソコンを起動していない時に、業務連絡する必要が発生することもちらほら。会社へ出勤している時のように、パソコンを起動していないからと言って直接会話をすることもできないため、コミュニケーションや連絡をどうやって取ればいいいのということが、場合によっては発生してしまいます。
テレワーク 3つの対策
テレワーク３つの悩みを、つたえルー子を導入することで解決することができます。それぞれどのような対策が可能かを見ていきます。
業務情報の管理と共有
つたえルー子は、部署の情報を登録することができ、その中の業務内容エリアに業務情報や担当者情報を自由に記載することができます。また情報を共有することがサービスのベースとなっているため、記載した業務内容は社員の全員で共有することができます。これにより、テレワークで、部署単位の業務内容や業務に関する担当者の情報を明確に管理し社員全員で共有することができます。
情報の最新化
つたえルー子は、組織で共有する部署情報や社員の連絡先情報を、管理者だけでなくユーザである社員から更新することが可能です。そのため、管理者が忙しくて情報の最新化をできないという状況が発生せず、社員みんなが必要な時に必要な情報を最新化することができます。これにより、テレワークを行っている際も常に最新の情報に基づくコミュニケーションが可能となります。
モバイルアプリによる連絡
つたえルー子は、スマートフォンのモバイルアプリを使っていつでも業務情報や社員の連絡先情報を確認することができます。またモバイルアプリから簡単にチャットをすることができます。テレワークでパソコンが立ち上がっていない状況でも、すぐにモバイルアプリでコミュニケーションを開始することができます。
安心のセキュリティ機能
テレワークを始める際は、業務用スマートフォンを長い間自宅で使ったり、場合によっては個人のスマートフォンを業務に使う必要があり、セキュリティ対策をしたいですよね。つたえルー子を使うことで安心なセキュリティ対策ができます。
スマホ端末に情報を残さない
つたえルー子は、スマートフォンの本体へのデータ保存が不要で、データはクラウドサーバに保存します。連絡先となる電話帳データもチャットのデータについても全てです。そのため、登録するデータもスマートフォンには残らないため、情報管理観点でのセキュリティ対策で安心です。
位置情報取得を必要な時に実施
つたえルー子は、「リモート機能」を使い、相手の位置情報を取得することができます。そのため、端末の位置情報を確認したい場合や、テレワークしている位置を確認することができます。必要な時だけ、利用者の許可に基づき位置情報を取得する方式のため、位置情報履歴を残さず、安心して位置情報を利用していただくことができます。
テレワーク での つたえルー子導入のメリット
業務情報の管理と共有がスムーズにでき、情報を常に最新の情報に維持し、モバイルアプリが利用できることで、安心したテレワークを実施することができます。また、スマホ端末に情報を残さない点や、位置情報取得を必要な時に実施するという安心のセキュリティ機能もあります。ぜひ、テレワークのコミュニケーション対策として、つたえルー子をご利用ください。