機能紹介 - WEB電話帳つたえルー子の機能- ～初期設定から運用までお任せではじめる～

Function introduction

WEB電話帳「つたえルー子」はシンプル設計。利用者の年齢やIT知識に左右されず、業務の効率化やコミュニケーション活性化の実現が可能です。

つたえルー子の特徴

WEB電話帳つたえルー子の機能紹介

1. つたえルー子の特徴

1-1. WEB電話帳つたえルー子とは

つたえルー子は、はじめて扱う方でもマニュアルなしに簡単に操作できるように、企業ユーザー向けに開発された、 WEB電話帳です。

つたえルー子は「導入が簡単／スマート運用」に特化したサービスツールです。電話帳・名刺取込・チャットといったコミュニケーション手段がひとつのツールに集約されており、気軽なビジネスツールとしてご利用いただけます。

WEB電話帳とは、文字通り「電話帳をインターネット上で管理するサービス」のことです。

連絡先情報を共有化すると、社員や顧客の電話番号や会社名、所属チーム(部署名)、顔写真、メールアドレスなどの見える化が促進されますので、業務の効率化やコミュニケーション活性化といった効果が期待できます。

1-2. すぐ始められるクイックスタート機能

①システム設定／ユーザ登録
各企業のセキュリティールールや運用ルールに基づいた最適な設定方法をご提案いたします。

初期導入時の面倒な設定は、カスタマーサポート(つたえルー子運営チーム)が実施いたします。

②操作方法をご案内
お客さまとカスタマーサポート(つたえルー子運営チーム)で打合せを実施させて頂き、実際にその場で、利用者側の使い勝手をご体験いただくことが可能です。

操作や機能について不明点がありましたら、カスタマーサポート(つたえルー子運営チーム)に、気軽にご質問下さい。

1-3. ユーザ教育不要

各シーンにあわせた豊富な「操作説明動画」をご用意。

動画で操作イメージもバッチリ！

2. WEB電話帳つたえルー子の機能紹介

2-1. WEB電話帳つたえルー子はシンプルなインターフェース

2-1-1. 見やすい・最新の情報がすぐ見つかる【電話帳機能】

①簡単検索
　約40のデータ項目をキーワードで検索できます。

②グループ管理
　ユーザの所属チーム(所属部署)単位でユーザを登録／管理。

③お気に入り登録
　よく、電話やメール、チャットする相手を専用項目(お気に入り)として登録／管理できます。

お気に入りに登録しておくと、検索の手間も省けますね。

2-1-2. 着信時、「誰から？」が一目でわかる【着信表示機能】

2-1-3. かんたん運用【セルフメンテンナス機能】

2-2. WEB電話帳つたえルー子は万が一のモバイル紛失時も安心

2-2-1. クラウド上でデータ管理【WEB電話帳データ管理機能】

WEB電話帳は、クラウド電話帳ともいい、社員・取引先・友人等、連絡を取りたい人の連絡先情報（名前・電話番号・メールアドレス・住所等）を、クラウド上で保存・管理し、共有することができるサービスです。

一般的な電話帳アプリは、デバイスのストレージに連絡先が保存されています。その場合、そのデバイス以外で連絡先を見ることはできませんし、デバイスを紛失したり損傷したりした場合、これらの連絡先は全て失われます。

その点、つたえルー子は、クラウド上でデータの保存・管理を行っていますので、デバイス紛失や損傷時のリスクがありません。

また、つたえルー子は、強固なセキュリティで守られたMicrosoft Azuruのクラウドストレージ上でデータの管理を行っておりますので、セキュリティ面も安心してご利用ください。

クラウド上でデータが管理されていると、そんなメリットがあるんですね！

2-2-2. 個人・顧客・機密情報を守る【WEB電話帳セキュリティ機能】

①IPアドレス制限
　特定のIPアドレスからのみアクセスできるように設定できます。

②スマートフォン制限
　特定のスマートフォンからのみアクセスできるように設定できます。

③アプリ起動制限
　Touch ID／Face IDにも対応。

「Touch ID／Face ID」とは、iPhoneに搭載されている認証センサーのことです。「Touch ID／Face ID」を使うと、パスコードを入力しなくてもアプリにログインできます。「Touch ID」を利用するには事前にiPhoneの設定が必要です。

④アカウントの無効化
　一時的にアカウントを無効化し、ログインを制限できます。

万が一、スマートフォンを紛失した場合でも、遠隔でアカウントをロックできるので、安心ですね。

⑤ログ監査
　管理権限を持つユーザは、期間を指定して内部監査に必要な、つたえルー子に保存されているログを確認できます。

2-3. WEB電話帳つたえルー子はビジネスコミュニケーションを円滑にする

2-3-1. グループ内で連絡先情報を共有する【名刺deシェア電話帳】

つたえルー子では、一般的な電話帳アプリの機能(姓名・電話番号・メールアドレス等の管理)に加え、会社全体での電話帳の共有が可能です。

クラウド上に連絡先情報の保管を行うことができますので、クラウド電話帳を利用する端末にデータが残りません。
そのため、端末の紛失・盗難による電話帳情報の漏えいを最小限に抑えることができます。

また、名刺deシェア電話帳にデータを登録することで、これまで各社員のモバイルで管理されていた取引先との連絡先情報を社内で情報共有することができ、社内の情報資産を可視化できます。

共有した情報は、同じ社内の人間であれば誰でも自分自身のビジネスの武器として使えるという利点がありますので、「拠点や部署、社員ごとに情報格差が発生しパフォーマンスに差が出やすい」という問題点の改善効果が期待できます。

チームのためにも、会社のためにも、どんどん社内で情報を共有し、武器を増やしていくようにしましょう。

個人の業績の底上げが進むと、チームとしての戦力も上がるので、企業全体の業績UPも期待できますね。

2-3-2. 自分専用の連絡先情報を管理する【プライベート電話帳】

つたえルー子では、共有連絡先情報とは別に、個人レベルの情報を本人しか見えない個人フォルダで管理することができます。

クラウド上に連絡先情報の保管を行うことができますので、クラウド電話帳を利用する端末にデータが残りません。
そのため、端末の紛失・盗難による電話帳情報の漏えいを最小限に抑えることができます。

また、名刺deシェア⇔個人フォルダの移動やコピーを行うこともできるため、個人的なお付き合いの時は個人フォルダで、会社間取引が行われた後は、名刺deシェアでという情報管理も可能です。

2-3-3. みんなで目的共有【業務目的の共有】

つたえルー子は、部署の情報を登録することができ、その中の業務内容エリアに業務情報や担当者情報を自由に記載することができます。また情報を共有することがサービスのベースとなっているため、記載した業務内容は社員の全員で共有することができます。これにより、テレワークで、部署単位の業務内容や業務に関する担当者の情報を明確に管理し社員全員で共有することができます。

2-3-4. 名刺情報をOCR読込で簡単登録【名刺de登録機能】

OCR（Optical Character Recognition:光学文字認識）とは、イメージデータを文字認識して、テキストデータに変換する機能です。

2-3-5. 手軽で安全な連絡手段【セキュアチャット機能】

簡単、安全なコミュニケーションを実現。つたえルー子のチャットでやり取りを行った情報は、全てクラウド上のセキュリティエリアで管理を行っています。

また、メッセージに対する既読表示機能があります。1対1では相手がメッセージを読んだことが確認でき、複数のグループチャットの場合は、既読人数が表示され、リアルタイム性の高いコミュニケーションを行うことができます。

2-4. WEB電話帳つたえルー子をさらに便利にご利用いただくための機能や特徴

2-4-1. 音声通話【アプリ間VoIP通話機能(つたえコール)】

※本機能はオプションです。ご利用については、カスタマーサポート(つたえルー子運営チーム)までご相談ください。

VoIP通話機能はインターネット回線を利用して通話を行うサービスです。

2-4-2. お知らせ通知【みんなにお知らせ機能】

通知先は全社員及び指定ユーザの所属チーム(所属部署)に限定して通知することができます。

2-4-3. 電話帳登録データの一括管理【インポート／エクスポート機能】

社内ユーザ情報／ユーザの所属チーム(所属部署)情報／共有電話帳情報／プライベート電話帳情報に対して、インポート／エクスポートを行うことができます。

2-4-4. 自分や相手の位置情報をお知らせ【位置情報お知らせチャット機能】

「待ち合わせの相手に自分の位置情報を送りたい」そんな時におすすめ。リアルタイムで相手に時分の現在地を伝えたり、相手の現在地を連絡できるので、待ち合わせなどに役立ちますね。

2-4-5. お助けリモート操作【リモート接続機能】

※本機能は、接続する相手ユーザからの事前承認が必要です。

スマートフォンの操作が苦手…、そんな方にオススメですよ！

2-4-6. テンプレートメール【つたえメール機能】

メーラに登録したテンプレートを使い続けていると、会社の住所や電話番号が変わったのに、うっかり修正し忘れて古い情報のまま…ということがありますが、最新の情報を反映してくれるから、誤表記や情報の欠落の防止につながりますね。

2-4-7. 電話番号・URL・メールアドレス・URLスキームを自動で認識【自動deリンク機能】

連絡先やユーザプロフィールのコメント欄／備考欄の「電話番号・URL・メールアドレス・URLスキーム」を自動で識別し、リンク表示を行います。

「電話番号」として認識されたリンクをクリックすると通話発信、「URL」として認識されたリンクをクリックするとブラウザを起動しURLへアクセス、「メールアドレス」として認識されたリンクをクリックするとメーラを起動することができます。

名刺から読み取った情報に「電話番号・URL・メールアドレス」かある場合も、もちろん、自動でリンク化されますよ。

また、「URLスキーム」の機能を使うことで代表的なクラウドサービスとの連携が可能です。例えば、Microsoft TeamsのURLスキームを登録しておくと、つたえルー子からMicrosoft Teamsアプリケーションを起動することができ、Microsoft Teamsのチャットやビデオ会議をより便利に利用することが可能です。

その他アプリケーションのURLスキーム対応状況については、ご相談ください。

2-4-8. ちょっとしたメモ帳代わりに便利【自分にチャット機能】

私は、ちょっとした閃き💡をメモするときに使用しています。

2-4-9. スマートフォン複数台持ちのユーザも納得【マルチデバイス対応】

徐々に増えつつある、スマートフォンの2台持ち。
従来の電話帳だと、着信情報を確認するためには、連絡先を相互のモバイルに登録しておく必要がありました。しかし、つたえルー子があると、クラウドでデータを共有することができるので、スマートフォン毎に相手の連絡先を登録しておかなくても着信情報の確認ができます。

「Android とiPhoneの2台持ち」や「通信キャリアの違うモバイルの2台持ち」の人も、気にせず使用できますよ。